70 loppis-tips
Skal korpset eller idrettslaget ditt arrangere loppemarked? Her er 70 eksperttips for å gjøre gjennomføringen enklere og inntjeningen større!
Tåsen skolekorps arrangerer årlig to loppemarkeder på Tåsen skole. Med en omsetning per arrangement på cirka 850 000 kroner og 100 foreldre og funksjonærer i sving, må loppekomiteen deres være noe av det nærmeste man kommer å være en loppemarked-ekspert.
Her er deres 70 best råd for å skape et best mulig arrangement for de som gir lopper, de som kjøper og de som arrangerer.
Organisasjon
1. Ha kontinuitet som den viktigste suksessfaktoren i gjennomføringen av ditt loppemarked. Ekstra viktig er kontinuitet blant medlemmene i loppekomiteen.
2. Framfor å rekruttere foreldre fra barn som er helt nye i korpset inn til loppekomitéen, involvert heller foreldre til barn som har vært aktive i noen år. Sannsynligheten er større for at disse barna blir med videre.
3. Sørg for at alle i loppekomiteen vet hva de har ansvaret for, og hva oppgavene innebærer. Da unngår man at noe glipper eller må gjøres flere ganger. Tåsen Loppis har løst ansvarsfordelingen i loppekomiteen slik:
- Rigg og drift. Innkjøp av tape, strips, tusjer, alle typer plakater som brukes på arrangementet. Koordinerer opp- og nedrigg av loppemarked.
- Markedsføring. Styrer all markedsføring, inkludert e-post, sosiale medier-poster, plakater og lapper i postkasser.
- Bemanning. Sender innkalling til foreldregruppen. Sørger for at alle avdelinger og gjøremål har nødvendig bemanning.
- Vakt og logistikk. Organiserer henting av lopper, transport av lopper på området og kasting av lopper etter gjennomført arrangement, og parkering for besøkende. Ansvarlige for trygge rømningsveier.
- Kasserer. Ansvar for å føre totalregnskap for inntekter (både kontanter og Vipps) og utgifter. Holder kontroll på kontantbeholdning gjennom helgen.
- Loppegeneral. Det overordnete ansvaret for å lede loppekomiteen og gjennomføringen av loppemarkedet.
4. Loppegeneral kaller inn til oppstartsmøte åtte uker før selve loppemarkedet. Presentere overordnet plan, sjekke at alle roller er fordelt og gå gjennom arbeidsoppgaver.
5. Det blir et langt løp – så lag gjerne en enkel og hyggelig ramme rundt oppstartsmøtet 😊
Foreldre-påmelding
6. Til foreldre-påmeldingen for ulike oppgaver: Opprett og del et digitalt dokument, f.eks. Google Forms, som alle kan skrive på, og der deltakerne ikke kan ikke se de andres påmeldinger.
7. Når det gjelder fordeling av oppgaver for hele loppemarkedet - igjen, tenk kontinuitet. Hvis Marit har solgt klær i tre år, og Olav har hentet lopper i fire år, har begge garantert høstet viktig lærdom som gjør at de bør fortsette i sine roller.
8. Hvis noen ikke kan være med på selve loppemarkedet, hør om de kan bidra i forkant – f.eks. med å dele ut infoskriv i postkasser.
9. Avdelingsledere for hver avdeling sender ut informasjon om tildelt avdeling og viktige ting man må vite om selve arrangementet, som for eksempel oppmøtetidspunkter og levering av kaker til kafé. Det er også lurt at avdelingsleder håndterer fravær i sin avdeling, med hjelp fra ansvarlig for bemanning om det trengs justeringer i siste liten.
10. Sørg for at nye foreldre får en hyggelig velkomst, gjerne av en loppis-veteran som har gjort samme jobb tidligere og kan fungere litt som “fadder”. Og på den store dagen, når nykomlingen har vært i sving en liten stund, er det hyggelig om loppegeneralen eller noen andre fra loppekomiteen hører hvordan det går og om oppgavene er overkommelige. Alle liker å bli sett!
11. For få mannskaper? Sjekk om det er grupper i nabolaget som kan bidra for en grei pris. Tåsen Loppis har god erfaring med å hyre inn nødvendige ekstramannskaper fra ungdommer i det lokale idrettslaget, Lyn Ski. Ungdommene orker å ta i et løft og er pliktoppfyllende.
Markedsføring
12. Folk gjenkjenner loppemarkedet bedre hvis man bruker farger, symboler og skrifttype i markedsføringen som går igjen år etter år. Hvis ditt loppemarked ikke allerede har en tydelig visuell profil, hør i nettverket om det er noen med designbakgrunn som kan hjelpe til.
13. Humor er et effektivt virkemiddel. «Omplassering av ting og tang», «Vokst ut fra», «Skattejakt» osv. kan være morsomme innganger i all kommunikasjon om loppemarkedet og henting av lopper.
14. Facebook er en flott kanal for å nå mange, og i ulike faser av loppemarkedet. Informasjon om henting av lopper er én slik knagg. Men også «skrytebilder» av lopper som er ferdig sorterte og som står klare for salg dagen før det braker løs. Stemningsbilder underveis vil være viktige påminnelser om at loppemarkedet er i gang.
15. Heng gjerne opp plakater om loppemarkedet på oppslagstavler i nærmiljøet, for eksempel i dagligvarebutikker og nærsentre.
16. Aller viktigst i markedsføringen: Informasjonsskriv i postkasse med dato og detaljer om henting av lopper. Dette er et must – og den mest effektive måten for å nå ut til alle potensielle givere og besøkende på loppemarkedet.
17. Noen loppemarkeder praktiserer levering av lopper, fremfor henting. Du sparer hente-ressurser på det, men risikerer å motta mange “lopper” som er i så dårlig stand at de går rett i avfallskontaineren.
18. Oppfordre folk i skrivet om å sette fram loppene ferdig sortert når de skal hentes. Ikke alle kommer til å gjøre det, men alle som sorterer bidrar til at funksjonærene sparer myyyye tid!
19. Bruk baksiden av informasjonsskrivet til å tegne inn lapper som givere kan bruke til å feste på de ulike sorterte bunkene.
20. Lappene er en perfekt måte å gi utfyllende informasjon om de ulike kategoriene, inkludert hva loppemarkedet IKKE ønsker seg....
21. Apropos uønskede lopper: Se på egen loppehistorikk og vurderer om det er noen typer lopper som bør utelates av neste års loppemarked.
Grunner kan være:
- Loppene er for ressurs- og plasskrevende å hente eller gi plass på selve loppemarkedet. Husk at samme utfordring dukker opp for lopper som ikke selges og må fraktes til avfallsstasjon. Eks: Senger, skap, bord og stoler.
- Loppene blir rett og slett ikke solgt. Eks: Leksikon
- Loppene er vanskelige å sjekke om fungerer. Eks: Større elektriske produkter, hvitevarer, TV-er og panelovner.
22. Hvis dere vurderer enkelte lopper som uønsket: Informer om det på informasjonsskrivet!
Henting av lopper
23. Tåsen Loppis har effektivisert innsamling av lopper ved å oppfordre nærmiljøet til å sette loppene utenfor huset sitt fredag ettermiddag. Slik slipper de hentedugnad hver uke før den store helgen, lagringsplass og administrasjon av innlevering.
24. Lei et antall med varebiler som deler skolekretsen mellom seg og som kjøres til alle lopper er hentet.
25. Definer på forhånd hvem som skal kjøre i hver varebil. Tre personer er et fornuftig antall: Én som kjører, to som bærer loppene til bilen.
Mottak av lopper
26. En egen gruppe tar imot loppene på mottaksstasjonen ved loppemarkedet og fordeler hvor de skal videre. Og gjett om denne gjengen fryder seg over alle lopper som er forhåndssortert og -merket!
27. Hvis det er lang avstand mellom mottaksstasjon og avdelingene på loppemarkedet, ha en klar plan for hvordan de skal transporteres dit. Holder det med et visst antall foreldre som bærer loppene til endestasjonen (men som blir raskt slitne?) eller bør det brukes en mindre varebil eller ATV med henger?
28. Går dere for å bruke hengere? Husk i så fall at jo tyngre den blir, jo vanskeligere er den å manøvrere og rygge med.
29. Noen lopper vil dessverre være defekte eller ikke salgbare allerede ved mottak. Ha en kontainer stående ved mottaksstasjonen fra fredag som fylles med søppel gjennom helgen.
Rigging av avdelinger
30. Det må være en klar avdelingsoversikt når loppene kommer inn på fredagen. Basert på tidligere års gjennomføring, bør man god tid i forveien ha lagt en plan for hvilke lopper som skal plasseres hvor.
31. Hver avdeling bør ha én avdelingsleder. Dette er kontinuitetsbærere med masse viktig innsikt om hvilke do’s and dont’s som gjelder på sine respektive områder, og de bør ha en plan klar for gjennomføringen. Avdelingslederne bør i forkant ha fått info om bemanningen på sin avdeling.
32. Kategori-historikken i Vipps er et viktig verktøy når avdelingsoversikten skal tegnes. Der ser du både antall betalinger og totalbeløp for hver kategori. Bruk betalingshistorikken som den viktigste rettesnoren for hvilke avdelinger som fortjener de beste plassene, og hvor stor bemanning de bør ha.
33. Inntjening og volum trumfer alt (i hvert fall det meste!). Viste det seg i fjor at dere fikk inn flere leker enn antatt, og at salget av disse var mer innbringende enn bøker – som hadde et større eller mer attraktivt salgsområde? Da bør sannsynligvis årets inndeling av avdelinger reflektere dette.
34. Hvis dere skal rydde klasserom og forsamlingssaler: Ta bilder av hvordan rommene så ut FØR dere begynte å rydde. Da er det kjempeenkelt å plassere stoler, pulter og bord tilbake på sine rettmessige plasser i etterkant.
35. Sett opp alle salgsbord og stativer FØR loppene kommer inn!
36. Heng opp alle plakater, inkludert QR-koder og kategorioversikter ETTER at loppene er på plass.
37. Er det ønskelig å ha en førpremiere i én eller flere avdelinger for noen spesielt inviterte? Fredag kveld inviterer Tåsen Loppis inn et knippe bokeksperter og -samlere som får vurdere og kjøpe innkomne bøker.
38. Hvis det er mange lopper, ikke pakk ut og legg alle ut for salg på lørdagen. Gjem unna en del til søndagen. Da unngår du at bord og stativer blir overlesset. For mange lopper betyr også unødvendig mye rot og en mindre innbydende kjøpsopplevelse. Når dere stenger på lørdag, fyller dere på nye lopper til søndagen.
39. Ta bilder av de fineste og legg dem ut med en selgende tekst på Facebook-profilen til loppemarkedet. Da signaliserer dere at det ikke bare er «restlageret» som tilbys søndag. Og at det er noen ordentlige og nye lekkerbiskener som ligger og venter på søndagens gjester.
God plan for betaling (hint: sett Vipps i førersetet!)
40. Tilby ulike betalingsalternativer, men husk at jo flere alternativer, jo høyere kostnader og mer organisering både før, under og etter loppemarkedet. Veldig mange loppemarkeder tilbyr betaling med kontanter og Vipps.
41. Ja, vi vet. Kontanter er knot: Man må organisere å ta kontanter ut av banken (i tillegg til at det faktisk koster penger!), og kontantene må sikres godt gjennom hele helgen. Sikkerhetsrisikoen gjør at mange funksjonærer kvier seg for å gå med pengebelter og ha ansvaret for store kontantsummer. Sjansen øker for at vekselen blir feil, smånasking eller at penger havner på gulvet. Og så krever det stooore ressurser å telle opp beholdningen i etterkant, før pengene leveres i banken igjen. Men... Kontanter er også et must. Det er fortsatt ikke alle besøkende som har Vipps, for eksempel barn under 15 år og de med utenlandsk telefonnummer.
42. Heldigvis foretrekke de ALLER fleste å betale med Vipps. Da Tåsen Loppis begynte med Vipps i 2016, utgjorde Vipps-andelen 6 prosent av transaksjonene. I 2022 utgjorde den 72 prosent. Vippsnummer er den enkleste og mest innsiktsskapende Vipps-tjenesten for loppemarked. Du bestiller tjenesten i Vippsportalen: https://portal.vipps.no/login
43. Vippsnummer med valgfritt beløp passer perfekt for loppemarkeder. Du kan legge til ulike kategorier på vippsnummeret. Da er det enklere å vite hva de ulike avdelingene har tjent. Eksempler på slike kategorier kan være: Parkering, Kafé, Bøker, Barneklær osv. Dermed får du smartere data på hva som fungerer og hva du bør gjøre mindre av.
44. I Vippsportalen bestiller du også QR-kodene for de ulike kategoriene som loppemarkedet skal bruke. Der ligger de som plakater og bildefiler til bruk i eget materiell. Du kan også bestille gratis QR-klistremerker for å feste rundt omkring på loppemarkedet.
45. QR-koden er en raskere måte å komme inn til betalingen på. Folk slipper å søke og velge nummer, og det er umulig å betale til feil sted.
46. Fest QR-kodene på godt synlige steder der dere vil at folk skal betale. Eksempler: Veggen bak salgsstedet (sørg for at QR-koden er av en viss størrelse), bordet, stolper, gatebukker, på funksjonærene (klistremerke på skulderen!)
47. I Vippsportalen finner du Vippsnummer handlekurv. Tjenesten passer perfekt for kiosksalg på loppis. Kunden skanner QR, velger forhåndsdefinerte, prisete produkter (pølse, brus, vaffel osv.) og antall produkter, og betaler.
48. Du slipper opptelling av alle Vipps-betalinger! Pengene kommer inn på loppiskontoen 2-3 virkedager etter betalingen er gjort.
Den store dagen! Del 1: lørdag
49. Avdelingslederne blir enige med sine kolleger om det generelle prisnivået for de ulike loppene i avdelingen. Igjen, her er kontinuitet viktig. Erfarne loppis-arrangører har best forutsetninger for å avgjøre hvor prisnivået bør ligge.
50. Ikke selg deg for billig! Hvis prisnivået er gjennomgående for lavt, forsvinner store inntjeningsmuligheter.
51. Gå gjennom alle produktene og se om det er noen varp som bør være med i en eventuell auksjon, hvis loppemarkedet arrangerer det. Samtidig skal det være mulig å gjøre et kupp, så la noen skatter ligge igjen. Historier om loppis-kupp er gull verdt når folk snakker med hverandre om årets fangst!
52. Pruting er lov – og også en aktivitet som mange liker å ta del i når de er på loppemarked!
53. Del loppene i en avdeling inn på en smart og hensiktsmessig måte. Tenk hvordan secondhand-butikker gjør dette. I skoavdelingen sorterer man f.eks. etter barn, dame, herre, vintersko, fest osv. Jakker henges opp etter farge og/eller bruksområde.
54. Rydd kontinuerlig gjennom dagen. Jo mer innbydende avdelingen ser ut, jo større er sjansen for at noen har lyst til å kjøpe.
55. Bemanningsansvarlig går rundt og ser at alt flyter som det skal. La oss si at trykket er ekstra høyt i kiosken kl. 11.00, samtidig som trafikken dabber av i sportsutstyr. Da bør nok en som håndterer langrennsski gå over til vaffeljernet og heller bidra der en liten stund.
56. Ikke avslutt for tidlig. Det har vært en lang dag og dere er slitne, men vent til annonsert slutt med å vennlig minne folk på at loppemarkedet er ferdig for i dag.
57. Gå gjennom alt av lopper, fjern de som bør kastes, fyll på med lopper som er spart til neste dag.
58. Før dere går hjem for dagen, rigg og rydd sånn at alt er klart til søndagen. Da har dere bedre tid i tilfelle det skulle dukke opp uforutsette utfordringer som må løses før finaledagen.
Den store dagen! Del 2: søndag
59. Mange nye foreldre vil være i sving på søndag. Før dørene åpner, sørg for at alle som deltar er oppdatert på priser og eventuell lærdom dere fikk fra lørdagen.
60. Når søndagen nærmer seg slutten er det lov å gå litt ned i prisnivå for enkelte varer. Jo mindre avfall dere sitter igjen, jo bedre.
61. Den siste timen kan man også redusere prisen på kaker og kaffe.
62. Og apropos lite avfall: tenk på alternativer til å kaste rubbel og bit når loppemarkedet er ferdig. Tåsen Loppis har avtale med en online-bokklubb som kommer og henter bøker på slutten av søndagen.
63. Den siste halvtimen inviteres representanter for Røde Kors og et lokalt asylmottak til å ta med seg klær og leker på vegne av menneskene som de representerer.
64. Klær som ikke er blitt solgt eller hentet, kjøres til et Fretex-lager som man har gjort avtale med på forhånd.
65. Bestill en søppelbil/«knusebil» til alt som skal kastes.
66. Når alle lopper er ryddet ut, er absolutt alle med på å sette klasse- og forsamlingsrom tilbake til opprinnelig stand (husk å se på bildene som ble tatt fredag). Det er et fint siste gjøremål før dere setter dere sammen og feirer med pizza. Loppis er mye arbeid, men også veldig sosialt og hyggelig. Her gjennomgår man helgens resultat med fokus på nye rekorder og masse selvskryt!
Ferdig!
67. Kasserer fullfører regnskapet for loppemarked så snart det er mulig.
68. Loppekomiteen bør ha et møte en av de første ukene etter at loppemarkedet er ferdig. Det er lurt å dele hva som fungerte og bør videreføres og hva som bør justeres mens innsikten fortsatt er fersk.
69. Takk alle som har bidratt! Et vellykket loppemarked krever en laginnsats i verdensklasse. Fortell alle som har bidratt at deres innsats har vært viktig, og at du håper de også har lyst til å bidra i neste runde.
70. Land neste loppemarked så tidlig som mulig. Godt med alt som er gjort!